Разрозненные чаты, многочисленные почты и формы для сбора данных, которые не дружат между собой, – актуальная проблема приемных комиссий многих вузов. Когда каждый канал связи живет своей жизнью, данные теряются, а сотрудники тратят часы на типовые задачи. В сухом остатке школьники не получают ответы вовремя, а вуз теряет потенциальных студентов.
На примере ЯГМУ наши партнеры из «АксимедиаСофт» показали, как переход на единую CRM-систему перезагружает профориентационную работу: весь путь абитуриента прозрачен, рутина автоматизирована, а данные работают на результат.
Задача со звездочкой
Ярославский государственный медицинский университет активно работает над профориентацией школьников через проект «Медицинские и фармацевтические каникулы», поэтому перед командой разработчиков стояла задача: создать единое цифровое пространство, где обработка обращений, коммуникации, регистрация на мероприятия, сопровождение программ и аналитика работают синхронно.
Спойлер – получилось.
.png "screen-1 (2).png")
Всегда на связи
Начали с базы – объединили все каналы связи в единую точку входа. Телефония, корпоративная почта и мессенджер MAX теперь живут в одной карточке CRM. Это значит, что какой бы канал ни выбрал абитуриент, сотрудник видит весь контекст общения. Можно забыть про «ой, вы мне вчера писали, напомните еще раз» – вся история под рукой, а коммуникация остается абсолютно бесшовной.
Профориентационный движ в одном окне
Профориентацию, олимпиады, образовательные программы собрали в смарт-процесс «Мероприятия». Для каждого направления настроили свою логику и стадии, но данные стекаются в одну базу.
Чтобы абитуриентам было максимально комфортно, подключили CRM-формы: пользователь регистрируется на сайте, а карточка в системе создается сама и сразу привязывается к мероприятию.
Для работы с готовыми списками подключили загрузку данных из Excel. Сотрудник выбирает мероприятие, загружает файлы, сопоставляет поля и проверяет данные перед импортом. Система сама разбирается, кто уже есть в базе, связывает контакты с мероприятием и создает новые записи, если нужно.
Для олимпиад настроили отдельное направление внутри смарт-процесса. Участники учитываются в единой базе и связываются с конкретным интеллектуальным испытанием. В карточках сохраняются регистрационные данные и история дальнейших взаимодействий.
Как итог – работа с олимпиадами теперь полностью живет внутри одной системы.
Коммуникация без лишних движений
Запустили автопилот для каждого этапа работы с участниками – сотруднику достаточно перевести карточку на новый этап, и CRM сама отправляет подтверждения, напоминания, ставит задачи коллегам, высылает инструкции и запускает сценарии дальнейшего вовлечения.
Боты в помощь
Наши партнеры плотно встроили MAX в рабочий процесс, запустив там сразу двух ботов. Первый – это гид по мероприятиям: через него можно узнать расписание событий, зарегистрироваться и получить персональный QR-код для входа. Второй бот работает как открытая линия: абитуриенты задают вопросы, а сотрудники отвечают им прямо из CRM, не переключаясь между окнами и не теряя фокус.
Кто пришел и куда движется
На очных мероприятиях внедрили систему сканирования персональных QR-кодов. Такое решение позволяет отслеживать, сколько человек зарегистрировалось и сколько дошло, и реально оценивать эффективность каждого мероприятия. Что касается онлайн-мероприятий, то здесь пользователям отправляется ссылка для подтверждения участия.
.png "screen-6 (2).png")
Для длительных образовательных программ выстроили отдельный маршрут: заявка попадает в CRM, проходит проверку, и участник получает все нужные документы и инструкции, после чего начинается полное сопровождение. Система отслеживает весь трек участника: от сбора групп и старта учебы до промежуточных проверок и выпуска.
Считаем все
Цифра должна работать на результат, поэтому собрали мощный аналитический контур. Теперь в системе видно, откуда приходят ребята, их географию, количество регистраций и повторные обращения. Система оценивает эффективность каждого мероприятия, считает входящий поток и нагрузку на сотрудников. Данные легко фильтруются по любым параметрам, сравниваются за разные периоды и выгружаются в отчеты одним кликом.
.png "screen-5 (2).png")
Обучаем людей
Но любая система бесполезна без людей, которые умеют с ней работать, поэтому настроили гибкие права доступа и провели обучение сотрудников. А еще собрали подробные гайды и пошаговые инструкции в базе знаний на портале, чтобы работники могли обращаться к ним в любое время.
Итог: профориентация на максималках
В итоге вуз получил полноценный инструмент для работы с молодежью: CRM закрыла боли с ручным вводом, объединила коммуникации и дала руководству прозрачную аналитику. Теперь профориентационная работа университета полностью автоматизирована, а будущие медики получают современный и комфортный цифровой опыт еще до поступления.
