Несколько лет назад мы запустили работу над цифровизацией Сибирского государственного медицинского университета. Началось все с классического электронного журнала с двумя ролями – студент и преподаватель – для учета посещаемости и академической успеваемости. Но со временем стало понятно: вузу нужна не точечная автоматизация, а единое окно для всех участников образовательного процесса.
Так журнал трансформировался в личный кабинет – масштабную систему, закрывающую сценарии для всех ролей университета: абитуриентов, студентов, сотрудников, слушателей ДПО, участников проектной деятельности и других. В едином пространстве объединены все ключевые рабочие процессы: ведение электронного журнала и учет академической нагрузки, управление научным портфолио и публикациями, создание мероприятий и согласование командировок, заказ справок и работа с нормативными документами.
Рассказываем в первой части кейса о ключевых инструментах системы для сотрудников.
В СибГМУ основой авторизации в системе выступает Active Directory – единая база всех пользователей. Как только сотрудник выходит на работу или студент поступает в вуз, для него создается учетная запись. Один логин и пароль работают сразу везде: для входа в рабочий компьютер, корпоративную почту, личный кабинет и другие сервисы университета. После входа в личный кабинет данные пользователя автоматически передаются в 1С.
Заходя под своей учеткой в личный кабинет, пользователь тут же получает роль (студент, сотрудник, преподаватель и т.п.), а с ней – определенный набор функций. Важно: посетитель видит в профиле только те инструменты, которые предложены именно его роли. Например, в профиле сотрудника есть функция «Заказать расчетный лист»: работник выбирает период, нажимает «Запросить», и запрос уходит напрямую в 1С. Оттуда готовые PDF-документы возвращаются в личный кабинет, и их можно скачать.
При этом в личном кабинете есть функция выбора дополнительных возможностей: если нужны новые полномочия, их можно запросить, и заявка уйдет на согласование.
Личный кабинет – это полноценное рабочее пространство. Здесь можно вести учет преподавательской и научной деятельности, а также решать повседневные рабочие задачи. Например, выставлять оценки, вести учет посещаемости, формировать учебные планы, отслеживать академическую задолженность и контролировать процесс отработок. Разберем по порядку.
Для роли сотрудника предусмотрены два больших раздела – «Преподавание» и «Учебный процесс». Вся информация в них подтягивается из внутренних информационных систем СибГМУ, где мастер-системой выступает 1С:Университет. К ней подключены бухгалтерия, система документооборота и 1С: Зарплата и кадры – они передают данные в 1С:Университет, а оттуда мы забираем информацию в свои сервисы через интеграционные методы.
– Раздел «Преподавание» включает себя лекции и семинары, представленные в формате электронного журнала. Для каждого занятия преподаватель может проставлять тему и количество учебных часов. В разделе «лекции» педагог отмечает посещаемость (пришел/не пришел), фиксирует выполнение или невыполнение заданий, указывает дату фактического проведения занятия. По каждой группе выводится список обучающихся. Для семинаров дополнительно указывается форма контроля (опрос, практическая работа и т.д.), преподаватель отмечает не только явку, но и выставляет оценки.
В систему подтягивается учебный план каждой группы. Здесь преподаватель может настраивать комбинации для занятий: выбирает форму контроля (например, письменная работа), устанавливает максимальный балл и другие параметры оценки.
В журнале также ведется отдельный список студентов, которые пропустили лекцию или не сдали задания, – «Отработка». Если студент отработал занятие или домашнюю работу, ему проставляется соответствующая оценка. Если не отработал – фиксируется неудовлетворительный результат, и студент идет на следующую отработку.
– Раздел «Учебный процесс» включает в себя весь спектр инструментов – от детального планирования учебных дисциплин до финального закрытия семестра в электронных ведомостях.
Графа «Специальности» содержит всю информацию из учебного плана: направление подготовки, конкретная дисциплина, учебный год и профиль специализации с детализацией по семестрам. Для каждой группы преподаватель может либо создать новый, либо просмотреть уже заполненный тематический план. При планировании занятий (например, семинарских) система позволяет задать название, тип занятия, форму контроля, проходной балл и максимально возможную оценку.
При заполнении журнала система отображает список доступных преподавателей с указанием основания их работы (основной трудовой договор, внутреннее или внешнее совместительство). Пользователь закрепляет конкретного преподавателя за занятием, выбирает аудиторию из справочника и расписывает темы.
Блок промежуточной аттестации автоматизирует работу с экзаменационными ведомостями. Ведомость формируется напрямую в 1С или может быть загружена в систему. Она структурирована по этапам: основная сдача, первая пересдача и вторая пересдача. Система автоматически подтягивает из тематических планов список обучающихся с номерами их зачетных книжек (все персональные и академические данные хранятся в 1С). В интерфейсе экзаменатор проставляет итоговые оценки, а студенты, не преодолевшие проходной балл, автоматически переносятся в список на соответствующий этап пересдачи.
У каждого сотрудника СибГМУ есть личное портфолио, которое можно редактировать и дополнять. При этом необходимые данные автоматически подтягиваются на основной сайт университета и становятся доступны широкой аудитории. Система используется для расчета премий и стимулирования сотрудников, а также поддерживает актуальную базу данных о квалификации преподавателей.
В портфолио представлены разнообразные категории научной и преподавательской деятельности: публикации, защищенные диссертации, гранты, участие в конференциях и еще очень много всего.
Для каждой категории доступна детализация по годам. При входе в систему сразу отображается сводка данных за последние пять лет, а при переходе в конкретный год – детальная информация о деятельности за этот период.
Все цифровые ресурсы СибГМУ объединены в единую систему. Публичная страница сотрудника на основном сайте университета полностью формируется на основе данных из его личного кабинета и 1С. На основе внутренних идентификаторов система автоматически публикует актуальную информацию о сотруднике на сайте: должность, подразделение, рабочие контакты, фотографию, а также сведения о публикациях и грантах.
Сотрудник может самостоятельно актуализировать данные своего портфолио. Например, добавить сведения о владении иностранными языками, прикрепив скан сертификата, или дополнить блок «Образование» информацией о новой переподготовке (если сотрудник проходит курсы повышения квалификации в СибГМУ, информация о них автоматически подтягивается в общий профиль и дополняет его карточку).
После сохранения изменения автоматически отправляются в систему электронного документооборота. Ответственный специалист проверяет прикрепленные документы и согласует информацию. Все этапы и текущий статус заявки отображаются в личном кабинете. После согласования обновленные данные появляются на вузовской странице сотрудника.
Личное портфолио сотрудника интегрировано с системой стимулирования – научные и преподавательские достижения автоматически конвертируются в финансовое вознаграждение. И главное – работник видит итоговую сумму в реальном времени, без ожидания расчетного периода.
На расчет премий также влияет проектная деятельность, вынесенная в отдельный модуль. Но об это позже.
– Балльная система. Новая запись в портфолио после согласования автоматически попадает в раздел балльной системы. Для каждой категории активности (публикации, гранты и т.д.) заранее установлены максимальное количество баллов, которое может получить сотрудник, и стоимость одного балла в денежном эквиваленте. Благодаря этому сотрудник в режиме онлайн видит, какое премирование ему будет начислено по итогам отчетного периода, и понимает, за какие достижения оно формируется.
– Система разовых выплат. Помимо регулярной балльной системы, предусмотрены разовые выплаты за значимые достижения, например, защиту диссертации или публикацию в журнале. Для каждого типа достижения так же установлена фиксированная сумма вознаграждения, с которой сотрудник сразу может ознакомиться.
Это только часть большой системы, которая позволяет сотрудникам университета решать рабочие вопросы здесь и сейчас. Личный кабинет превращает бумажные процессы в цифровые и объединяет все необходимые инструменты в одном пространстве. Во второй части разберем, как мы построили единое окно для рабочих задач, настраиваемую базу локальных нормативных актов и модуль управления проектами.
Задайте ваш вопрос или пришлите материал на публикацию. Вы можете воспользоваться формой ниже или написать нам на
unidigital@paraweb.me
