Мероприятия
Цифровые экосистемы, искусственный интеллект, автоматизация процессов и новые подходы к работе с абитуриентами — эти темы стали центральными в секции «Эффективность университетов и оптимизация процессов» на симпозиуме «Трансформация». Представители ведущих российских вузов, профильных ведомств и технологических компаний обсудили, как современные ИТ-решения помогают университетам повышать операционную эффективность и выстраивать цифровую среду для студентов, преподавателей и администрации. Спикеры продемонстрировали практические решения, которые уже сегодня меняют подходы к управлению университетами, повышают качество сервисов и помогают вузам адаптироваться к новым требованиям цифровой эпохи. Расскажем подробнее о представленных кейсах.
Университеты как ключевой ресурс индустриальных партнеров: взаимовлияние брендов
Сегодня одной из ключевых проблем в сфере науки и технологий остается разрыв между разработками университетов и запросами промышленности. Университеты чаще ориентируются на публикации и академические показатели, тогда как бизнесу нужны прикладные решения с понятными сроками внедрения, экономической эффективностью и высокой отдачей от инвестиций. В результате возникает несоответствие уровней готовности технологий: многие университетские разработки находятся на стадии TRL 3–5, тогда как промышленность ожидает решения, готовые к внедрению (TRL 7–9).
Преодолеть этот разрыв помогают инновационные территориальные центры. О работе ИТЦ «Юнити Парк» рассказала на симпозиуме «Трансформация» руководитель Инна Андреянова. Центр объединяет университеты и промышленные компании в рамках одной экосистемы. Такая структура позволяет соединять научный потенциал с реальными производственными задачами и привлекать инвестиции в развитие прикладных технологий. Среди приоритетных направлений работы центра — инженерные разработки, технологии в сфере здравоохранения и вопросы энергетической безопасности.
Современный подход предполагает переход от разрозненного взаимодействия к созданию устойчивых экосистем, где наука, образование, бизнес и интеграционные структуры работают как единое целое. По словам Инны Андреяновой, это позволяет компенсировать ограничения отдельных участников: университеты получают более быстрый выход технологий в практику, бизнес — доступ к исследованиям и кадрам, а наука — возможности для масштабирования разработок и их коммерциализации.
Основой такой модели становится двустороннее взаимодействие. С одной стороны, запросы экономики трансформируются в конкретные исследовательские задачи, формируются R&D-проекты и создаются консорциумы. С другой — университетские разработки проходят путь от идеи до рыночного продукта: от отбора перспективных технологий и доработки до пилотных испытаний и последующей коммерциализации. Это обеспечивает постоянный поток решений, готовых к внедрению в реальный сектор экономики.
«Есть заказ от региона: создание флагманских программ, которые будут реализовываться только с индустриальным партнером. Тогда выпускники будут иметь те компетенции, которые нужны промышленности. Переговоры с компаниями проходят сложно: они сказали, то, что предлагаете вы, приведет к тому, что нам придется перестраивать внутри всю работу с персоналом и со студентами. Для нас это уже победа: работать с менталитетом — самая сложная задача, которая как раз ведет к трансформации процессов, — подчеркнула Андреянова. — Союз вуз плюс корпорация формирует сильный бренд. Мы работаем одновременно и с компанией, и с университетами и приучаем к тому, чтобы любые рабочие экспертные органы включали на любом уровне индустриального партнера».
По мнению спикера, важно формирование совместного бренда: территория, заказчики и университеты. Сотрудничество университетов и компаний дает ощутимые преимущества обеим сторонам. Для бизнеса это доступ к научной базе, развитие технологического лидерства, усиление HR-бренда и влияние на подготовку будущих специалистов. Для университетов — возможность практикоориентированного обучения, доступ к реальным кейсам, развитие инфраструктуры и повышение узнаваемости среди работодателей.
В итоге формируется единая технологическая экосистема, в которой университеты становятся не только образовательными центрами, но и важными участниками индустриального развития. Такой подход, по мнению спикера, позволяет ускорять внедрение инноваций и повышать конкурентоспособность экономики в целом.
Как университетам сократить долги в разы: цифровая модель взыскания и автоматизация процессов
Работа с задолженностью по целевым договорам в образовательных организациях часто остается сложным, медленным и ресурсоемким процессом. Однако практика показывает: при правильной цифровой настройке этот контур можно не просто улучшить, а радикально изменить его эффективность — сократив сроки взыскания и значительно увеличив возврат средств. Об этом говорится в докладе Александры Шмыриной, начальника управления цифровых технологий ФГБОУ ВО СибГМУ Минздрава России. Выступление посвящено анализу и оптимизации процессов взыскания задолженности в образовательной среде.
Масштаб проблемы: миллионы рублей и потерянное время
Анализ текущего состояния показывает существенный объем задолженности — порядка 58 млн рублей. При этом фактическая эффективность взыскания остается низкой: оплачивается лишь часть выставленных претензий. Например, в феврале из 98 претензий оплачено 47, а в апреле — 312 из 814. Дополнительно фиксируется длительный цикл закрытия задолженности: от 8 до 14 дней в среднем, что создает постоянную нагрузку на сотрудников и замедляет оборот средств. Даже при частичном погашении долгов система демонстрирует слабую управляемость и высокую зависимость от ручных операций.
Почему взыскание работает неэффективно
Основные причины проблем лежат не столько в поведении должников, сколько во внутренней организации процесса: Во-первых, значительная часть операций выполняется вручную. Это касается расчетов, подготовки документов, согласований и рассылки уведомлений. Во-вторых, процесс слишком фрагментирован: он включает множество этапов — от расчета штрафов до подписания и отправки документов по почте. Каждый шаг увеличивает время реакции системы. В-третьих, финансовая и организационная нагрузка усиливается из-за расходов на бумажный документооборот: бланки, конверты, почтовые отправления. И наконец, ключевая проблема — отсутствие единой информационной системы, из-за чего данные разрознены и плохо поддаются контролю.
Цифровая трансформация взыскания: что меняется
Ключевое направление оптимизации — переход к цифровой и автоматизированной модели управления задолженностью.
Автоматизация расчетов и документов
Первый шаг — исключение ручных расчетов штрафов и просрочек. Автоматическая система снижает вероятность ошибок и ускоряет обработку данных. Электронное подписание документов сокращает бюрократические задержки, а интеграция с коммуникационными системами (включая IP-телефонию) позволяет автоматически уведомлять должников о статусе задолженности.
Быстрая реакция на просрочки
Система переходит от реактивной модели к проактивной: начисления и уведомления происходят автоматически сразу после наступления просрочки. Это сокращает время между нарушением и реакцией организации.
Единый цифровой контур
Интеграция данных в единую систему позволяет видеть полную картину задолженности в реальном времени: кто, сколько и на каком этапе находится в процессе взыскания.
Организационные изменения: не только технологии
Цифровизация сама по себе не решает проблему без изменения управленческих подходов. Одним из решений становится внедрение KPI-системы для сотрудников. Она включает балльную оценку эффективности работы с задолженностью и позволяет мотивировать персонал на ускорение процессов. Дополнительно усиливается контроль за академической активностью должников — посещаемостью и успеваемостью, что помогает точнее прогнозировать риски неплатежей.
Результаты цифровой модели
После внедрения предложенных изменений наблюдается значительный рост эффективности:
- добровольное погашение задолженности увеличивается в 2 раза;
- общий объем дебиторской задолженности снижается на 70%;
- время обработки претензий сокращается с 15–17 до 3–4 дней.
Эти результаты показывают, что ключевой эффект достигается не за счет усиления давления на должников, а за счет ускорения и автоматизации внутренних процессов.
Что это значит для вузов
Опыт показывает: взыскание задолженности — это не только юридическая или финансовая функция, а прежде всего управленческий процесс, который можно и нужно цифровизировать. Университеты, внедряющие автоматизацию и единые информационные контуры, получают сразу несколько эффектов: сокращение сроков, снижение затрат и рост возвратности средств. Эффективное управление задолженностью достигается не усилением контроля, а устранением лишних этапов, автоматизацией рутинных операций и созданием прозрачной цифровой системы. Именно такой подход, по мнению Александры Шмыриной, позволяет превратить сложный и затратный процесс взыскания в управляемый, быстрый и предсказуемый финансовый инструмент для образовательной организации.
От ручного контроля к цифровым системам: новая модель управления проектами
Цифровое проектное управление и интеллектуальные сервисы становятся одним из ключевых инструментов повышения эффективности в научных и образовательных организациях. Такой подход позволяет в реальном времени контролировать выполнение проектов, управлять ресурсами, отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI) и снижать административную нагрузку на руководителей. О таком опыте рассказал Самарский государственный медицинский университет (СамГМУ), представив подходы к цифровой трансформации управления проектами. На симпозиуме «Трансформация» выступила директор по реализации программы развития Елена Бибикова.
В основе современной модели управления лежит цифровой проектный офис. Он объединяет данные по всем проектам, обеспечивает план-фактный анализ и помогает принимать управленческие решения на основе актуальной информации. Как подчеркивает спикер, это особенно важно в условиях большого количества параллельных инициатив, когда ручной контроль становится неэффективным.
Отдельное значение имеет внедрение цифровых сервисов для сотрудников и исследователей. Электронные заявки на патенты, автоматизированная экспертиза научных материалов и цифровое оформление исследовательских тем позволяют сократить время согласований и снизить количество рутинных операций. В результате участники процессов могут больше времени уделять содержательной работе, а не административным процедурам.
Современный подход к управлению проектами предполагает переход от разрозненного контроля к системной модели. В нее входят попроектное планирование, установка KPI на старте, регулярный мониторинг выполнения и аналитика в режиме реального времени. Также важным элементом становится подготовка обоснованных бизнес-моделей для оценки перспектив проектов и их возможного внедрения.
Елена Бибикова подчеркнула, что неотъемлемой частью такой системы является многоуровневая экспертиза проектов. На первом этапе идеи проходят профессиональную оценку с привлечением экспертов и профильных специалистов. На втором этапе рассматриваются финансовые, маркетинговые и рисковые аспекты. Такой подход помогает отбирать наиболее жизнеспособные и перспективные инициативы.
Цифровые информационные системы управления проектами позволяют объединить все процессы в единую среду. Они автоматизируют планирование задач, контроль сроков, распределение ресурсов, формирование отчетности и прогнозирование KPI. Это делает управление более прозрачным и снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
Практика, которой поделился СамГМУ, показывает, что внедрение облачных хранилищ проектов, интеграция с финансовыми системами и постоянный мониторинг исполнения дорожных карт существенно повышают управляемость процессов. В результате становится проще контролировать бюджет, отслеживать отклонения и оперативно реагировать на изменения.
В целом цифровизация проектного управления позволяет организациям любого профиля повысить эффективность работы, улучшить координацию между участниками и ускорить реализацию инициатив. Такой подход формирует более устойчивую и прозрачную систему управления, ориентированную на результат.
Адаптация сотрудников как ресурс вуза: почему старые HR-подходы больше не работают
Первые месяцы работы нового сотрудника всё чаще становятся для университетов зоной серьёзных потерь — кадровых, финансовых и организационных. Именно поэтому адаптация персонала сегодня перестаёт быть формальной HR-процедурой и превращается в один из ключевых факторов устойчивости вуза.
Этой теме было посвящено выступление Елены Кухтериной, советника ректора Российского государственного гуманитарного университета. В своём докладе спикер предложила рассматривать адаптацию новых сотрудников как полноценный антикризисный инструмент, напрямую влияющий на производительность труда и сохранение кадров.
Почему адаптация стала проблемой для вузов
По словам эксперта, современные университеты сталкиваются с системным кризисом адаптации персонала. Новые сотрудники часто оказываются не готовы к работе не из-за недостатка квалификации или сложностей в коммуникации, а из-за организационных сбоев внутри самой системы.
Опрос, который прошли представители трех российских вузов, показывает, что в первый рабочий день большинство новых сотрудников не имеют доступа к корпоративной почте, внутренним сервисам и даже полностью подготовленного рабочего места. Лишь небольшая часть получает наставника, который действительно понимает свои задачи в процессе сопровождения новичка. В результате преподаватели и сотрудники тратят недели и месяцы не на полноценную работу, а на попытки разобраться во внутренних процессах университета.
Цена кадровых потерь
Отдельное внимание в докладе было уделено экономическим последствиям неудачной адаптации. Елена Кухтерина озвучила информацию о том, что до 30% новых сотрудников принимаются решение об увольнении в первые 90 дней из-за хаотичного или затянутого онбординга. Стоимость потери одного специалиста в 2026 году обходится организации в сумму от 150 тысяч до 300 тысяч рублей. Для дефицитных позиций эта цифра в разы выше. Неэффективный онбординг снижает производительность труда, причем не только новичков, но и наставников.
Дополнительную сложность создаёт быстрый переход к новым цифровым форматам работы: внедрение ИИ-инструментов, электронных сервисов, гибридных кампусов и цифрового документооборота требует от сотрудников постоянного обновления компетенций.
Почему старые методы больше не работают
Традиционная модель адаптации, основанная на формальном испытательном сроке и разовых инструктажах, всё хуже соответствует реальности современного университета.
Как отметила Елена Кухтерина, преподаватель может считаться по-настоящему адаптированным только тогда, когда он свободно работает в электронных системах, самостоятельно справляется с учебной нагрузкой, понимает внутренние процедуры и своевременно выполняет административные задачи. На практике достижение такого уровня готовности нередко занимает до шести месяцев. За это время университет теряет десятки часов потенциально продуктивной работы.
Что предлагают менять
Одним из ключевых решений эксперт назвала цифровизацию адаптационных процессов. Автоматизированные платформы, чат-боты и цифровые сервисы способны значительно сократить количество рутинных процедур и упростить вхождение сотрудника в рабочую среду. Речь идёт не только о выдаче доступов или автоматическом оформлении документов, но и о создании понятной навигации по внутренним процессам университета. При этом, по мнению спикера, вузам важно изменить и сам подход к оценке адаптации. Главным критерием должен стать не факт прохождения испытательного срока, а скорость выхода сотрудника на полноценную продуктивность.
Адаптация как непрерывный процесс
Ещё одной важной темой доклада стала необходимость постоянной реадаптации сотрудников. В условиях быстро меняющейся образовательной среды даже опытные преподаватели регулярно сталкиваются с необходимостью осваивать новые технологии, сервисы и форматы работы. Именно поэтому программы повышения квалификации, цифрового обучения и сопровождения персонала должны становиться непрерывной частью университетской среды, а не разовой HR-мерой.
Университет без очередей: как УрФУ перевел очное обслуживание в цифровой формат
Даже самые цифровизированные университеты продолжают сталкиваться с проблемой, знакомой практически каждому студенту, — очередями. Получение справок, визиты в деканат, оформление документов или прохождение медосмотров по-прежнему требуют личного присутствия, а значит — ожидания, перегрузки служб и стрессовых ситуаций.
Решение этой проблемы предложили в Уральском федеральном университете, где внедрили систему виртуального управления потоками посетителей по нескольким сценариям. Проект, представленный техническим директором ФТ-Софт Денисом Вольманом, показал, что даже традиционное очное обслуживание можно сделать удобным и практически незаметным для пользователя.
Почему очереди остаются проблемой
Спикер отметил, что несмотря на активное развитие цифровых сервисов, многие университетские услуги невозможно полностью перевести в онлайн. Студенты всё ещё вынуждены лично обращаться в деканаты, международные отделы, медицинские службы или получать официальные документы. Особенно остро проблема проявляется в пиковые периоды — например, в начале учебного года или во время массового оформления справок для военкоматов. В такие моменты нагрузка на сотрудников резко возрастает, а студенты тратят часы в ожидании своей очереди. Даже традиционные системы электронной очереди часто не решают проблему полностью. Талонные аппараты и мониторы помогают организовать поток, но не устраняют скопления людей возле кабинетов и не снижают общий уровень стресса.
Как сервис изменил работу университета
Одним из кейсов стала работа международных служб университета. Благодаря мультиязычному интерфейсу иностранные студенты получили более понятный и удобный доступ к университетским сервисам. Изменился и формат работы деканатов. Фактически они начали работать по принципу многофункциональных центров, предоставляя широкий набор услуг — от оформления документов до консультационной поддержки. При этом записаться на приём теперь можно через смартфон, терминал или мессенджер.
Цифровая логистика для медосмотров
Ещё одним примером успешного применения системы стала организация медицинских осмотров студентов. Сервис позволил выстроить индивидуальные маршруты прохождения обследований, учитывать загрузку врачей и равномерно распределять поток посетителей. В результате сократилось среднее время прохождения медосмотра, а количество конфликтных ситуаций и перегрузок заметно уменьшилось.
Таким образом снижается нагрузка на сотрудников, уменьшается количество конфликтов и жалоб, повышается прозрачность процессов обслуживания, подчеркнул Вольман. Для студентов это означает экономию времени, снижение стресса и возможность не выпадать из учебного процесса из-за многочасового ожидания. Особенно важно, что сервис помогает университету управлять потоками посетителей не в ручном режиме, а на основе данных и автоматического распределения нагрузки.
Опыт УрФУ показывает, что цифровая трансформация касается не только онлайн-обучения или электронного документооборота. Даже те процессы, которые невозможно полностью перевести в дистанционный формат, могут стать значительно удобнее благодаря грамотному использованию технологий.
Как автоматизировать ДПО и сократить расходы: опыт ТГУ со сквозным цифровым контуром
Полная автоматизация дополнительного профессионального образования может сократить затраты университета на миллионы рублей и одновременно упростить работу сотрудников и обучение слушателей. Такой вывод представил Ян Висман, начальник отдела разработки цифровых решений Томского государственного университета, в докладе о создании сквозного цифрового контура ДПО.
Проект ТГУ охватывает весь цикл обучения — от подачи заявки до получения электронного документа об образовании — и показывает, как университет может масштабировать программы дополнительного образования без пропорционального роста расходов и нагрузки на персонал.
Почему традиционная модель ДПО перестает справляться
По словам Яна Висмана, классическая система организации ДПО становится всё менее эффективной при массовом обучении. Каждая новая заявка требует проверки персональных данных, ручного внесения информации в разные системы, подготовки приказов и оформления документов. Это увеличивает риск ошибок, появления дубликатов и потери времени сотрудников. Дополнительную нагрузку создают бумажные процессы: закупка бланков, печать документов, физическое подписание и почтовая отправка удостоверений слушателям. При большом количестве обучающихся такие процессы начинают требовать значительных финансовых и кадровых ресурсов.
В чем суть цифрового контура
Вместо создания новой платформы ТГУ объединил уже существующие системы университета в единую цифровую цепочку. В контур были интегрированы FLOW, LMS IDO, 1С: Университет, 1С: Документооборот и другие сервисы. Ключевым принципом стала событийная архитектура: каждое действие автоматически запускает следующий этап процесса. Например, после регистрации слушателя система самостоятельно инициирует оформление документов, создание записей и дальнейшие действия без ручного переноса данных между подразделениями. Такой подход позволяет значительно сократить количество рутинных операций и снизить вероятность ошибок.
Электронные документы вместо бумажных
Главными барьерами для запуска, как отметил спикер, стали не цифровые, а нормативные. Отдельное внимание в проекте уделили юридической стороне цифровизации. Университет разработал нормативную базу для использования электронных подписей и отказа от бумажных бланков строгой отчетности. Для повышения доверия к цифровым документам был создан публичный сервис верификации, позволяющий работодателям и слушателям подтверждать подлинность удостоверений и сертификатов. По словам разработчиков, именно доверие пользователей стало одним из ключевых факторов успешного внедрения системы.
Что получил университет
Пилотный проект был протестирован на «Марафоне ДПО», в рамках которого были реализованы бесплатные программы. В акции приняли участие 25 тысяч слушателей - все они по итогам обучения получили удостоверения без участия человека. Результаты показали не только организационный, но и ощутимый экономический эффект. В частности, удалось уменьшить трудозатраты персонала примерно на 4,1 млн рублей. Около 10% участников «Марафона ДПО» вернулись в вуз для того, чтобы получить образование по платным программам допобразования. Помимо прямой экономии система позволила исключить потери документов при пересылке, обеспечить полную прозрачность всех этапов обучения и повысить доверие к цифровым образовательным документам.
Почему этот опыт важен для вузов
Главное преимущество сквозного цифрового контура заключается в том, что университет перестает зависеть от ручных процессов при масштабировании программ ДПО. Рост числа слушателей больше не требует пропорционального увеличения штата сотрудников и административных расходов. Это особенно важно для вузов, активно развивающих онлайн-обучение, массовые программы повышения квалификации и коммерческие образовательные продукты. Кроме того, автоматизация позволяет ускорить обработку заявок, снизить количество ошибок и сделать взаимодействие со слушателями более удобным.
Что дальше
В ТГУ планируют в ближайшее время расширять систему на все программы повышения квалификации, включая коммерческие курсы, а также внедрять цифровые документы о профессиональной переподготовке. Следующим этапом станет унификация процессов между различными подразделениями университета, чтобы создать единый стандарт цифрового сопровождения дополнительного образования. Ян Висман подчеркнул, что цифровая трансформация ДПО ТГУ — это не только внедрение новых технологий, но и изменение самой логики управления образовательными процессами. Такой подход позволяет университетам работать быстрее, эффективнее и масштабнее без увеличения организационных издержек.
