Цифровизация
1С: Документооборот — это процессная система, а учет документов, регистрация входящей и исходящей документации — только часть ее функционала.
Что такое процессная система?
Это набор отдельно взятых функций, связанных воедино в логическую последовательность.
Примеры использования 1С: Документооборот в вузах
Визирование документов
Кейс: для согласования определенного документа необходимо несколько виз от руководителей различных подразделений вуза. Вместо того, чтобы отправлять секретаря в различные кабинеты или корпусы вуза и согласовывать удобное для встречи время, достаточно создать документ в системе. Его дальнейшее прохождение по цепочке, возврат ответственным лицам, хранение копий – задача 1С: Документооборот. В любой момент сотрудник с определенным уровнем доступа может ознакомиться с проектом приказа, внести дополнения и отследить статус согласования.
Выдача справок
В вузе, к примеру, работает единый многофункциональный центр, либо «единый деканат» — служба, куда сотрудники и студенты обращаются за справками и выписками при получении услуг. Данный процесс можно вывести на уровень интерфейсов, в таком случае студентам и сотрудникам достаточно будет оставить свою заявку онлайн, она тут же, не зависимо от времени суток, попадает в 1С: Документооборот, в необходимое подразделение, и ответственный сотрудник получает уведомление и задачу.
Можно выделить пять основных преимуществ, которые университет получает после внедрения этого программного продукта.
- Порядок. Система электронного документооборота позволяет работать с документацией упорядоченно: определяя стандарты и формы для создания документов, четкие правила обработки корреспонденции, исполнения связанных с документацией задач. Простая, но эффективная система поиска поможет быстро отфильтровать документы, найти нужные файлы. Документация больше не будет теряться.
- Оптимизация. Сотрудники вузов, в которых не внедрен электронный документооборот, могут тратить более половины рабочего времени только на формирование документации, ее обработку, поиск, внесение данных. Автоматизация документооборота помогает освободить это время, чтобы использовать его для более важных задач. Оптимизировав работу с документами, можно заодно более рационально использовать рабочее время.
- Безопасность. Программа 1С: Документооборот обеспечивает надежное хранение данных. Возможно использование дополнительных средств защиты, чтобы исключить доступ посторонних лиц к документации. Продукт поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты документов.
- Больше возможностей. Ведение электронного документооборота помогает упростить работу с абитуриентами и студентами, взаимодействие с контролирующими службами, государственными учреждениями. Обмен документами в электронном виде является быстрым, безопасным и максимально эффективным.
- Управление процессами. При обработке документации возможен автоматический запуск связанных процессов. Он является настраиваемым и позволяет собирать отдельные процессы в цепочки, выстраивать их иерархию, задавать последовательность работ, контролировать их исполнение и сроки. В программе предусмотрено девять стандартных процессов, запускаемых при работе с документацией (рассмотрение, утверждение, исполнение, ознакомление и т.п.). Отдельно в связи с документом можно создавать и запускать дополнительные задачи или процессы, которые отражаются в его карточке. Это могут быть мероприятия в 1С Документооборот, проектные задачи, кадровые процессы и т.п. Они являются контролируемыми, с возможностью назначения ответственного сотрудника, проведения мониторинга, формирования аналитики.
«1С:Документооборот» — система с широким набором функциональных возможностей для регулировки учебных процессов и совместной работы сотрудников. Программа автоматизирует типовые процессы работы с документами, обеспечивает организацию электронного документооборота и контроль исполнения задач, регламентирует управленческую деятельность в соответствии с актуальными нормами и стандартами, с учетом сложившихся практик, внутренних правил и методологий, используемых в университете.
