Автоматизация ДПО в университетах: как цифра увеличивает поток слушателей

Дополнительное профессиональное образование сегодня — важное и востребованное направление в российских вузах. Доход в этой сфере в 2024 году достиг 168 млрд рублей, что на 15 % выше показателя предыдущего года, и продолжает поступательно увеличиваться. Росту способствуют удобство онлайн-форматов (значительная часть программ теперь доступна дистанционно) и личная мотивация слушателей: наиболее активны люди 40-49 лет (почти треть охвата) — возраст профессионального развития и обновления знаний.

Отдельный сайт для ДПО способен увеличить поток слушателей, упростить документооборот и снизить нагрузку на сотрудников вуза. Однако возможности университетов по созданию и использованию таких порталов сильно различаются.

Одни уже ведут учёт слушателей в 1С:Университет, используют корпоративную LMS (например, Moodle) для дистанционного обучения и имеют настроенный документооборот. Они готовы инвестировать в комплексное решение, которое свяжет сайт ДПО с этими системами.

Другим нужен быстрый и предсказуемый старт — готовая витрина курсов с личным кабинетом, где заявки обрабатываются вручную, без погружения в сложные внутренние процессы, и куда оперативно можно завести рекламу (то есть использовать ресурс как посадочную страницу при настройке таргета).

За несколько лет работы мы выработали два основных подхода, которые закрывают оба сценария. Первый — типовое решение, которое разворачивается за одну-две недели. Второй — полностью кастомная экосистема с глубокими интеграциями, примером которой служит проект «Маркетплейс дополнительного образования» для Сибирского государственного медицинского университета.

Сценарий первый: быстрый вход в ДПО

Началось всё с проекта, который мы разрабатывали для Санкт-Петербургского государственного архитектурно-строительного университета. Это был сайт-витрина с каталогом курсов, фильтрами по длительности и стоимости, подробными страницами программ, формой заявки и небольшим личным кабинетом слушателя.

Позже стал возникать запрос на сайт для ДПО у других клиентов. Им, как и СПбГАСУ, нужен был простой продукт, поэтому мы разработали типовой сайт, внешность которого каждый раз меняется с учётом пожеланий заказчика и брендбука вуза. Такой портал очень быстро ставится и разворачивается (2–3 недели). Внутреннее наполнение (блоки) остаётся прежним, однако их порядок может быть изменён, как и цветовые акценты и шрифты.

Например, на сайте ДПО Бурятской государственной сельскохозяйственной академии визуальные элементы приведены в соответствие с брендбуком основного вуза, добавлены скругления и изменена цветовая гамма. Для Благовещенского государственного педагогического университета и Приамурского государственного университета им. Шолом-Алейхема также была выполнена адаптация под их брендбуки. Для последнего мы также дополнительно разработали отдельный раздел с промо-лекциями, где размещаются рекламные видеоролики курсов — это позволило вузу активнее продвигать программы.

Типовой проект закрывает практически все базовые потребности пользователя: предоставляет возможность быстро найти курс (каталог с фильтрацией), дает о нем представление (страницы описание), выдает расписание ближайших групп, есть фотографии учебного процесса.

Чтобы начать учиться, на первом этапе потребуется заполнить заявку, которая уходит менеджеру на электронную почту или в CRM (настраивается под конкретный вуз). В личном кабинете слушатель может отслеживать статус заявки, загружать документы (паспорт, диплом, СНИЛС) и при необходимости редактировать персональные данные. Там же доступны стандартные разделы: новости, информация о подразделении, отзывы слушателей, вопросы и ответы.

Сценарий второй: пример СибГМУ

Сибирский государственный медицинский университет видел свой сайт ДПО как единую цифровую платформу, которая полностью заменит ручную обработку заявок и обеспечит персонализированный подбор курсов.

Специфика медицинского образования такова, что доступ к программам переподготовки и повышения квалификации жёстко привязан к базовому диплому слушателя. Социолог не может стать хирургом, а стоматолог не может пройти переподготовку по ортопедии. Поэтому на стартовой странице был реализован умный фильтр, который динамически перестраивает каталог в зависимости от указанного пользователем образования. В системе заложены все допустимые связи между специальностями, и списки подстраиваются автоматически.

В типовом решении (первый сценарий) все данные о программах — названия, описания, длительность, стоимость, расписание — менеджеры вуза вводят вручную через админпанель сайта. Это несложно, но требует времени и внимания: если программа изменилась, нужно править в двух местах (во внутренней учётной системе и на сайте).

В проекте СибГМУ мы пошли дальше: все эти данные уже хранятся в 1С:Университет (там ведётся учёт образовательных программ). Сайт не заставляет менеджеров заполнять их заново, а просто забирает информацию напрямую из 1С. Это исключает двойной ввод, снижает риск ошибок и экономит время сотрудников.

При регистрации слушателя задействована интеграция с Active Directory: в системе запрашиваются права на создание учётной записи и назначение ролей. Если пользователь уже является студентом или сотрудником университета, платформа находит его по идентификаторам (СНИЛС, ФИО, дата рождения) и автоматически подтягивает имеющиеся данные.

Для сотрудников, которые числятся в кадровой системе, критические поля (например, уровень образования, место работы) блокируются от самостоятельного редактирования. Изменить их можно только через заявку на изменение данных, которая уходит на согласование в кадровую службу.

• В центре: «Сайт ДПО (Маркетплейс)».

• Вокруг: 1С:Университет, AD, Документооборот, Бухгалтерия, Moodle.

• Стрелки: «автоматическая выгрузка курсов», «единый вход», «согласование заявок», «бесшовный переход».

Процесс оформления заявки состоит из нескольких шагов. Сначала проверяются все внесённые данные; если чего-то не хватает, система предлагает дозаполнить. Предусмотрены нестандартные ситуации: смена фамилии (диплом на девичью фамилию и свидетельство о браке), старые наименования вузов (СибГМУ в разные годы назывался по-разному, и справочник учебных заведений адаптирован с учётом этого). Пользователь выбирает стоимость (платно или бюджетное место), указывает способ получения удостоверения (лично или почтой).

Заявка уходит в электронный документооборот университета, где проходит несколько этапов согласования. Профильные сотрудники проверяют приложенные документы, правильность заполнения, при необходимости возвращают заявку на доработку. У заявителя есть возможность редактировать заявку до тех пор, пока она не перешла в статус «согласовано».

После подтверждения заявки наступает этап оплаты. Физические лица работают по договору оферты: они не заключают индивидуальный договор, а соглашаются с типовыми условиями, размещёнными на сайте. В личном кабинете вместо статуса «на согласовании» появляется кнопка перехода на платёжный шлюз, причём все реквизиты также подтягиваются автоматически, пользователю нужно лишь указать электронную почту для чека.

Юридические лица проходят более сложный путь: они регистрируются с указанием данных организации, контрагент создаётся в 1С, а договор подписывается в бумажном виде (с учётом требований госзаказчиков электронное подписание для юрлиц на момент разработки не было реализовано). Администратор от юрлица может добавлять сотрудников и массово записывать их на курсы, формируя заявку сразу на несколько человек.

Когда оплата поступила на счёт и заявка полностью согласована, слушателю открывается доступ к курсу. Для дистанционных программ реализован бесшовный переход в LMS университета (чаще всего это Moodle). Пользователь нажимает кнопку в личном кабинете и попадает на авторизованную страницу в Moodle без повторного ввода логина и пароля. Идентификация происходит по СНИЛСу и другим персональным данным. Таким образом, слушатель не сталкивается с необходимостью запоминать несколько учётных записей.

Все перечисленные механизмы потребовали серьёзной проработки как с нашей стороны, так и со стороны университета. Настройка внутренних бизнес-процессов, доработка 1С, чёткое разграничение ответственности между отделами (повышение квалификации, переподготовка, курсы для немедиков) заняли больше года.

Для самого университета это стало значительной инвестицией — финансовой и организационной. Однако результатом стала платформа, учитывающая все нюансы медицинского образования, полностью интегрированная с кадровым учётом, бухгалтерией, документооборотом и Moodle. Она минимизирует ручную работу и позволяет вузу конкурировать за слушателей на федеральном уровне.<

Что выбрать университету?

Выбор сценария определяется исходными условиями: наличием в вузе настроенных информационных систем, бюджетом, временными рамками и готовностью университета к изменениям в бизнес-процессах. Мы помогаем клиенту проанализировать свой контекст и принять решение, которое будет эффективным именно для него.

Промежуточный вариант — типовой сайт с интеграцией — также возможен. В этом случае к базовой платформе добавляется связка с уже существующими системами вуза: LMS, CRM или Active Directory. Это позволяет автоматически переводить слушателя после оплаты в учебную среду без повторной авторизации, централизованно хранить обращения и синхронизировать учётные записи. По сути, это надстройка над типовым решением, которая не требует изменения всех внутренних процессов, но даёт часть преимуществ полной автоматизации.